360 laipsnių grįžtamasis ryšys. Kultūra ir etika 360 laipsnių grįžtamojo ryšio procese yra labai svarbūs, kadangi būtent tai kuria pasitikėjimą tyrimu. Be pasitikėjimo, grįžtamasis ryšys tampa spėlionėmis arba iš viso išnyksta. Taigi visi net ir techniniai niuansai, tokie kaip prieigos prie tyrimo duomenų, turėtų būti kruopščiai patikrinti.
360 laipsnių grįžtamasis ryšys
Konfidencialumo užtikrinimas
Teigti, kad komentarai yra anoniminiai, dar nieko nereiškia, jei sistema ir žmonės šio įsipareigojimo neužtikrina. Techninė apsauga labai svarbi, bet lygiai taip pat svarbios ir aiškios taisyklės: kas peržiūri ataskaitas, kada ir kokiu formatu. Kai kurios įmonės 360 laipsnių tyrimą ir iš jo gautą grįžtamąjį ryšį saugo tik tarp dalyvio ir apmokyto konsultanto. Kuo siauresnė prieiga, tuo dalyviai jaučiasi saugiau.
Taip pat svarbu labai aiškiai įvardyti, kas yra nepriimtina: jokių žodinių komentarų, jokių spėlionių apie tai, „kas ką pasakė“, ir griežta politika prieš bet kokias atsakomąsias veiksmų formas, kurios ypatinga bijo darbuotojai – grįžtamojo ryšio teikimas apie vadovą ir jo reakcijos į tai, ką sužinos, bei kokios pasekmės darbuotojų dėl to lauks.
Sutikimas dalyvauti tyrime
Kai darbuotojai gali pasirinkti, ar dalyvauti, ar nedalyvauti procese, jie tampa atviresni ir labiau įsitraukę. Žinoma, iki tyrimo atlikimo turi būti padarytas didelis darbas, kuriant pasitikėjimo kultūrą organizacijoje, kurioje darbuotojai jaučiasi saugūs išsakyti savo nuomonę ir tuo pačiu teikti grįžtamąjį ryšį. Dalyviai dar iki 360 tyrimo turi būti supažindinti su tyrimo tikslais, tyrimo eiga, priemonėmis ir laukiamais rezultatais. Tuomet darbuotojai, suprasdami tyrimo esmę, turėtų išreikšti savo sutikimą dalyvauti tyrime. Toks, atrodytų, paprastas pasirinkimas itin sumažina baimę ir padidina priėmimą.
Jei darbuotojai nesutinka dalyvauti tyrime, tai pirmas signalas, kad dar ne laikas atlikti tyrimas ir mažų mažiausiai reikėtų individualiai susitikti su darbuotojais ir aptarti jų abejones asmeniškai, dar kartą užtikrinant jog jų atsakymai bus konfidencialūs ir neturės neigiamos įtakos darbo aplinkai, atlyginimams ar premijoms.
Pagarba kultūriniams skirtumams
Nėra universlaus metodo, leidžiančio visada vienodai atlikti grįžtamojo ryšio tyrimus. Kai kuriose kultūrose atsiliepimai vadovui laikomi tabu ar net pavojingi. Tokiose situacijose padeda švelnesni klausimai ir dėmesio perkėlimas nuo asmens prie komandos temų, taip pat pritaikytas koučingo stilius. Klausimą „Kokie yra jūsų vadovo trūkumai?“ pakeiskite į „Kaip galime vieni kitus labiau palaikyti kaip komanda?“. Maži pokyčiai sukuria didesnį pasitikėjimą. Taigi pasirinkite tokias darbuotojų vertinimo platformas ir tyrimus, kurie gali būti pritaikyti pagal jūsų organizacijos vertybes, kultūrą ir žmones.
Grįžtamojo ryšio atskyrimas nuo rezultatų vertinimo
Jau minėjome anksčiau, jog pats tyrimas ir jo rezultatai turi būti atskirti nuo tyrimo. Labai dažnai tyrimo dalyviai patys pasąmoningai susieja rezultatus su galimomis pasekmėmis. Dalyviai teikiantys grįžtamąjį ryšį, ypač apie savo vadovą, bijo pateikti nuosirdžius atsakymus, baimindamiesi dėl bausmių, atlyginimo sumažinimo, premijos praradimo ar tiesiog dėl įtampos atsiradimo kasdieniniame darbe. Tuo tarpu dalyvis, apie kurį teikiamas grįžtamasis ryšys, gali jaustis nesaugiai dėl savo rezultatų – jei rezultatai nebus tokie, kokių dalyvis tikisi, jis gali bijoti dėl paaukštinimo negavimo, atlyginimo pakėlimo, premijos gavimo ir pan.
Šių funkcijų atskyrimas kartu su aiškiomis taisyklėmis ir atvira komunikacija skatina sąžiningumą ir apsaugo visą procesą.
Jei visiškai atskirti neįmanoma, būtinas atvirumas ir aiškios apsaugos priemonės. Darbuotojai turi žinoti, kaip tiksliai bus naudojamas jų indėlis – tik tuomet jie galės laisvai jį teikti.
Lyderystės pavyzdys – esminė organizacinės kultūros dalis
Vadovai, kurie žengia pirmyn ir atvirai dalijasi savo grįžtamuoju ryšiu, siunčia galingą signalą. Toks pažeidžiamumo pavyzdys, kai dalijasi ir stiprybėmis ir silpnybėmis, kuria atvirą organizacinę kultūrą ir griauna baimę. Skatinkite vadovus dalyvauti ir viešai pasidalyti tomis įžvalgomis, kurias jie gavo, bei tuo, kaip jas taiko.