Kodėl įmonei svarbus efektyvus užsakymų valdymas. Užsakymų valdymas – tai klientui duotas pažadas laiku ir už sutartą kainą įvykdyti užsakymą. Kad galėtų šį pažadą, turi puikiai veikti įmonės finansinis bei operatyvinis skyriai. Sutvarkius šias sritis, gerėja klientų išlaikymas, didėja maržos ir efektyviai valdomi pinigų srautai. Į užsakymų valdymą reikia žiūrėti kaip į strateginį sprendimą, kurio rezultatai yra išmatuojami. Šiame straipsnyje aptarsime žingsnius, kurie padės greitai suprasti ir pamatyti efektyvaus užsakymo valdymo naudą.
Kodėl įmonei svarbus efektyvus užsakymų valdymas
1) Kodėl užsakymų valdymas yra strateginė kompetencija?
- Kiekvienas užsakymas – tai klientui duotas sutartinis įsipareigojimas.
- Nepavykęs užsakymas griauna pasitikėjimą, o prarastą pasitikėjimą atkurti brangu.
- Patikimas užsakymų įvykdymas daro rinkodaros investicijas efektyvias, o nepastovus – švaisto biudžetą.
- Užsakymų srautai apjungia klientų patirtį su apyvartiniu kapitalu. Sprendimai pirkimuose ir tiekime tiesiogiai veikia pinigų srautus.
- Kai užsakymų valdymas pakeliamas į įmonės strateginį lygį ir jam skiriamas pakankamas dėmesys, mažėja klientų skundų, ir tai sąlygoja geresnius apyvartinių lėšų srautus.
2) Kaip įvertinti užsakymo „sveikatą“?
- Kliento požiūris – ar pirkėjas gauna tinkamą prekę laiku, kaip pažadėta?
- Operacinis požiūris – ar procesai yra prognozuojami, audituojami ir nereikalauja daug rankinio darbo?
- Finansinis požiūris – kiek lėšų įšaldoma atsargose, skubiuose siuntimuose ir grąžinimuose?
Šiuos tris požiūrius būtina subalansuoti – optimizavimas tik vienoje srityje sukuria rizikas kitose. Tik kai visos sritys veikia gerai, galima tikėtis gero rezultato.
3) Pagrindiniai rodikliai ir vertinimo periodiškumas
- OTIF (On-Time, In-Full) – ar užsakymai buvo pilnai išpildyti ir laiku. Tokį vertinimą reikia atlikti kasdien.
- Tobulo užsakymo rodiklis – kas savaitę. Rodo, kiek užsakymų buvo įvykdyta be be incidentų.
- Cash-to-Cash ciklas – kas mėnesį. Susieja pirkimus su pinigų grąža.
- Rankinių prisilietimų skaičius vienam užsakymui – kas savaitę. Parodo, kiek rankinio darbo reikia įvykdyti užsakymus.
- Skubių siuntimų sąnaudos kaip % nuo logistikos išlaidų – kas mėnesį. Matuoja neplanuotų veiksmų kainą.
Svarbu, kad rodikliai būtų matomi visoms susijusioms komandoms, kurios vienaip ar kitaip prisideda prie užsakymų. Pavyzdžiui, jei šiuos rodiklius matuosite tik prekių surinkėjų ir išsiuntėjų komandai, tačiau nevertinsite tiekimo komandos darbo, tai susidursite su tokia situacija, kai užsakymai nebuvo išsiųsti, nes tiesiog nebuvo prekių sandėlyje, už kurias pastaroji komanda nėra atsakinga, ir pan.
4) Strateginės priemonės, kurias galima taikyti iš karto
- Automatinis prekių rezervavimas atsiskaitymo metu – saugo nuo per didelio išpardavimo ir mažina atšaukimų skaičių.
- Užsakymo nukreipimas pagal optimaliausią maršruto įvykdymą. Sumažina pervežimo laiką ir išlaidas.
- Aiški, realaus laiko užsakymo būklės informacija klientams – mažina užklausų apimtis ir didina pasitikėjimą.
- Tiekėjų vertinimas – susiekite jas su pristatymo dažnumu, partijų dydžiais ir baudomis.
- Nuolat gerinami prekių surinkimo ir pakavimo procesai, ypač tie kurie pasikartoja – mažinami rankinius prisilietimai ir klaidų rizika.
7) Organizaciniai įpročiai
Net ir pati efektyviausia užsakymo valdymo sistema gali neveikti, jei nesikeis požiūris bei darbuotojų elgesys. Taigi turite nusistatyti aiškius KPI bei tinkamai komunikuoti.
- Kas savaitę organizuokite 30 min. susitikimus, kurio metu peržiūrite užsakymų valdymo rodiklius su visais susijusiais skyriais. Pagrindinis dėmesys į TOP prekes ir nuolatines išimtis.
- Aiškiai apibrėžtos ir suprantamos procedūros: vieno puslapio instrukcija surinkimui, išimtims, grąžinimams – tokias komandos tikrai naudoja.
- Viešai rodykite rodiklius: matomas OTIF ir skubių siuntimų sąnaudos greitai keičia elgesį.
- Kartu džiaukitės pasiekimais: apdovanokite komandas, kurios gerina rodiklius.
Gerai valdomi užsakymai yra pamatinis prekybos organizacijos aspektas
Užsakymų valdymas – tai daugiau nei logistika. Tai procesas, kurio dalis galima pamatuoti ir svarbiausia – tobulinti. Kuo geriau veikia užsakymų valdymo procesas, tuo klientai yra labiau patenkinti, ir tuo įmonė sėkmingiau veikia rinkoje. Tam kad užsakymų valdymo veiktų tinkamai, įsiveskite būtinuosius KPI, apsirašykite procesus, įdiekite techninius sprendimus ir nuolat tobulinkite. Naudinga pasidomėti dviem paprastais cross docking modeliais.